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ビジネスフォン お役立ちガイド

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IVR(自動音声応答システム)機能で業務効率を改善!

IVR(自動音声応答システム)機能で業務効率を改善!メリットについて徹底解説!

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ビジネスフォンに特有の機能は豊富にありますが、
その中でも「IVR機能(自動音声応答システム)」というのをご存知でしょうか?
このIVR機能(自動音声応答システム)を活用することで、各部署への電話取次業務が大幅に効率化することができます。

今回は、IVR機能(自動音声応答システム)についてご紹介いたします。
取次業務が多い業態・業種の方は、是非参考にしてください。

目次

  1. IVR(自動音声応答システム)とは?
  2. IVR(自動音声応答システム)を導入するメリット
  3. IVR(自動音声応答システム)はこんなシーンで役に立つ
  4. IVR(自動音声応答システム)対応のビジネスフォンをお探しの方へ

IVR(自動音声応答システム)とは?

IVR(自動音声応答システム)とは?
IVRとは、「Interactive Voice Response」の略で、いわゆる「自動音声応答」のことをいいます。
人に代わって、システムが自動的に応答するもので、電話をかけた人は、
基本的にプッシュ操作や自動音声によって情報のやりとりを行います。

一般企業の電話やコールセンターなど幅広いシーンで利用されています。

例えば、お客様が電話をかけたとき、
社員の誰かが電話に出るのではなく、まず自動音声が流れます。

「お電話ありがとうございます。○○部へは1を、○○部へは2をダイヤルしてください」というメッセージを聞いた後、
お客様は希望の部署の番号をプッシュします。
すると、希望の部署に電話がつながるというわけです。

 

IVR(自動音声応答システム)を導入するメリット・デメリット

IVR(自動音声応答システム)を導入するメリット・デメリット

IVR(自動音声応答システム)を利用することで、主に業務効率が改善されるということが分かりましたね。
しかし、良い点もあれば悪い点があるのも事実です。
こちらでは、IVR(自動音声応答システム)を導入するメリット・デメリットを紹介していきます。

メリット

  • 電話の取次の手間が無くなる
  • 顧客満足度が向上する
  • オペレーター起用などのコスト削減ができる

 

デメリット

  • ビジネスフォンの設定が必要
  • 電話番号や部署変更があると設定変更が必要
  • ビジネスフォンがIVR(自動音声応答システム)に対応していないと使えない

このIVR(自動音声応答システム)を導入するメリットは、企業側にとっても、
電話をかけてくる顧客や取引先にとっても大きいものがあります。
企業側からすれば、電話の取り次ぎの手間がなく、確実に希望の部署にお客様を誘導することができます。

顧客や取引先の人にとっても、取り次いでもらっている間、
待っている必要もなく、自分が望む部署に確実に電話をかけることができるので、満足度が高まります。

また、IVR(自動音声応答システム)は自動でお客様からの電話に応対することができるので、
24時間365日サービスを提供できるというメリットもあります。
オペレーター起用の必要もなく、コスト減にもつながるでしょう。

IVR(自動音声応答システム)はこんなシーンで役に立つ

IVR(自動音声応答システム)はこんなシーンで役に立つ
IVR(自動音声応答システム)機能を備えたビジネスフォンでは、希望の部署にお客様を誘導した後も、
取り次ぎなく、さらに1課、2課などの課にも誘導することができます。

例えば、次のような流れになります。お客様が電話をかけると
「お電話ありがとうございます。営業部は1を、販売部は2を、事務部は3をダイヤルしてください」の通知が流れます。

その後、お客様が「1」をプッシュすると、
次は「営業部1課は300を、営業部2課は400をダイヤルしてください」というメッセージが流れます。
営業部2課へかけたいお客様は「400」とダイヤルすれば、直接、営業部2課に電話がつながります。

ビジネスフォン選びの際には、ぜひIVR(自動音声応答システム)機能を備えたものを検討してみてください。

IVR(自動音声応答システム)対応のビジネスフォンをお探しの方へ

IVR(自動音声応答システム)対応のビジネスフォンをお探しの方へ
ビジフォンドットコムでは、IVR(自動音声応答システム)対応のビジネスフォンのご提案が可能です。
また、中古から新品まで取り扱いがありますので、お客様のご要望に合わせた導入プランのご提示もしております。
お気軽にお問い合わせください。
 

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