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2014-10-14(火)15:02

ビジネスフォンの電話の受け方と保留転送の仕方

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ビジネスフォンの電話の受け方と保留転送の仕方

 

ビジネスフォンの特徴のうち、内線や保留転送ができることはとても大きいです。特に保留転送は、一度やり方を覚えてしまえば簡単ですが、一度もやったことがないという方はやり方が分からないけれど、今さら恥ずかしくて聞けないという方もいるのではないでしょうか。今回は、ビジネスフォンでの電話の受け方と、その保留転送の仕方をぜひ確認しておきましょう!

 

■ビジネスフォンでの電話の受け方と保留の仕方

外線から着信があったら、複数あるいずれかの外線ボタンのランプが点滅しながら着信音が鳴るのが一般的です。ランプが点滅している外線ボタンを押してから受話器を上げれば電話に出ることができます。電話を取り損ねてしまい、他の社員が外線電話に出ることもあるでしょう。その場合には、外線ボタンのランプは点滅から点灯に変わります。

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もし通話中に保留をしたい場合には、保留ボタンを押します。相手にはメロディが流れ、その間必要なことを行うことができます。通話を再開する場合には、再び外線ボタンを押します。

 

■ビジネスフォンでの保留転送の仕方

 

ビジネスフォンで外線を受けた後、そのまま他の社員へ転送したい場合、二通りの方法があります。それは、口頭転送と内線転送です。

 

口頭転送とは、文字通り口頭で取り次ぎたい相手に、「誰から電話がかかってきているか」と「外線番号」を伝えて、電話を受けてもらう方法です。一度保留ボタンを押してから、口頭で伝えるようにしましょう。すると、口頭で連絡を受けた社員は、該当の外線ボタンを押して受話器を上げて通話を開始するので、そこで取り次ぎが完了します。受話器はそのまま戻しましょう。

 

一方、口頭では取り次げない離れた場所にいる社員に対しては、一度内線で電話がかかってきた旨を伝えてから電話を転送する内線転送を行います。

一度受けた電話を転送したい場合には、まず「転送」ボタンを押します。このとき、電話の向こうの相手には保留時と同じようにメロディが流れます。

そのまま、転送先の内線番号をダイヤルして内線し、相手の社員に「誰から電話がかかってきているか」を伝えます。そして相手の社員が了承したら、そのまま受話器を置きます。これで転送先の電話機に外線が送られ、社員は通話を行うことができます。

 

一度覚えてしまえば簡単な保留転送。ぜひマスターしておきましょう!

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