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ビジネスフォン お役立ちガイド

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内線電話の仕組みと便利な活用方法

内線電話の仕組みと便利な活用方法

ビジネスフォンで最も主要な機能の一つである、「内線電話」について詳しく解説していきます。
内線電話の仕組みから便利な活用方法までご紹介いたします。
ぜひ、社内の業務効率改善にお役に立てください。

▼目次

  1. 内線電話とは?
  2. 内線電話の仕組み
  3. 内線電話の特徴・メリット
  4. 内線電話のかけ方・使い方
  5. 内線電話の便利なオプション機能
  6. 内線電話の便利な活用例

 

内線電話とは?

内線電話とは?

「内線電話」とは、主装置などで構築される、組織内専用の電話ネットワークを使い通話をする電話のことです。
略称である「内線」と呼ばれることもあります。

社内の主装置や構内交換機、電話回線を使用する内線電話は、公衆電話網を使わないため、通話料はかかりません。

そのため、社内のやり取りや支店間のコミュニケーション、ホテルの客室に設置している電話、企業のフロントに設置している電話などで利用されています。

 

内線電話の仕組み

内線電話の仕組み

内線電話とは、PBX(構内電話交換機)を活用したシステムになります。

PBXとは、電話回線の交換機のことで、主にオフィス等の指定された位置に設置されています。
外線から発信された着信を内線へ発信し、内線から外線への発信を制御する役割をします。

内線電話の仕組み自体は、企業の規模によって異なります。

大企業の場合、PBXなどの構内交換機を設置し、外部からの公衆電話網と内線電話を繋ぐことで通話を可能としています。
また、VPN(仮想内線網)サービスを使うことで内線電話を活用するケースもあります。

一方、中小企業の場合、ビジネスフォンなどの主装置を活用し、内線電話を利用するケースが多いです。

また、各電話機には内線番号を割り振ることで、指定した電話機への通話を可能とします。
オフィスの規模によって、利用している電話機の数も異なるため、割り振られる番号の桁数も変わってきます。
一般的には、小規模オフィスでは二桁の番号を、大・中規模オフィスでは三桁~四桁の番号を割り振ります。

離れた場所にいる人や別フロアにいる人へ、何か確認などが必要な場合、指定した電話機へ電話を無料でかけることができるため、ほとんどの企業で活用されています。
業務の効率も上がるため、ビジネスフォンの数ある機能の内、とても重要な機能の一つと言えます。

 

「PBX(構内電話交換機)」に関する参考記事

【参考】PBXとは?ビジネスフォンとの違いを徹底解説!についてはこちら

 

内線電話の特徴・メリット

ビジネスシーンでとても重要な役割を担っている、内線電話の特徴・メリットについてご紹介します。

 

通話料金がかからない

内線電話の最大の特徴は、通話料金がかからない点です。
そのため、無料で通話をすることができます。

内線電話を使うことで、社員間の通話を無料になるため、コスト面のメリットがとても大きいです。

 

電話機ごとに電話番号が割り振ることが可能

一般的な家庭電話機では1回線につき、電話番号は1つ割り振られます。

一方、内線電話では、電話機ごとに電話番号を割り振ることができます。
そのため、電話機で受信した外線通話を指定した別の電話機に転送することができます。

同一回線で複数の番号を使い分けられるため、複数の電話機を利用するオフィスなどではとても便利な点だと言えます。

 

内線電話のかけ方・使い方

内線電話のかけ方・使い方

内線電話の基本的なかけ方・使い方をご紹介します。

内線のかけ方自体はとてもシンプルで、簡単に電話をかけることができます。

主装置に接続されている電話機にはそれぞれ内線番号が割り振られていますが、その番号をダイヤルするだけで内線電話が利用できます。
例えば、内線をかけたい電話機の番号が「10」番の場合、ご利用の電話機の受話器を取り、「10」とダイヤルすることで通話が可能です。

 

内線電話の便利なオプション機能

内線電話は、単純に内線をかけるだけでなく、他にも便利なオプション機能が多数提供されています。
このオプション機能を活用することで、各段に業務効率を改善することも可能です。

社内の利用状況に合わせて、導入してみてもいいかもしれません。

 

内線ワンタッチ発信機能

ボタンを1度押すだけで、内線電話をかけられる機能です。
内線番号を確認してダイヤルする必要がなくなるため、とても便利な機能です。

内線電話の利用頻度が高い企業様にとても人気の機能です。

 

内線オフフック発信機能

電話機を通話可能な状態にするだけで、内線電話をかけられる機能です。
電話機本体の受話器を持ち上げることなく、電話ができます。

 

内線一覧表示

内線番号の一覧表示ができる機能です。
内線電話で利用する電話機(ビジネスフォン)では、一般的にモニターが付いているため、そのモニターに内線番号や設定している名前などが表示されます。

 

ページング機能

構内放送を行うための機能です。
店舗や広いフロア内など、敷地構内の人を放送で呼び出すことが可能です。

このページング機能を利用する際には、別途、スピーカーなどの放送設備が必要となります。
呼び出し自体は、電話機で指定番号をダイヤルするか専用ボタンを押すことで利用が可能です。

 

一斉呼出機能

機能名の通り、異なる場所にいる人を一斉に呼び出すことができる機能です。

一斉呼出機能を使うことで、広いフロアや離れた場所にいても全員へ連絡できることがメリットです。

 

電話会議機能

複数の電話機を同時に繋ぎ、電話を通して会議ができる機能です。

基本的に電話は2人で音声のやり取りを行うものです。
ですが、電話会議機能を使うことで、3人以上で同時に音声のやり取りが可能となります。
そのため、離れた場所にいても手軽に会議ができるため利用される企業様も多いです。

 

自動音声応答機能

指定の電話番号へ着信があった際、自動で指定した音声ガイダンスを流す機能です。
別名「IVR」とも呼ばれ、多くのコールセンターなどで利用されています。

コールセンター業務の効率化を図る上でも活用されています。

 

録音機能

通話内容を録音する機能です。

通話内容を録音することで、顧客対応のクオリティ改善にもつながります。
また、録音機能を利用すると、通話の前に「この通話は録音しています」と音声ガイダンスが流れるため迷惑電話が減少する効果も期待できます。

 

内線電話の便利な活用例

本章では、内線電話をより便利に使う、活用方法をご紹介します。

 

コードレス電話機を内線電話機として利用

移動しながら内線電話を使いたいという方には、コードレス電話機を導入することで、より便利に使うことができます。
オフィスのレイアウト変更時などにも、配線を考慮する必要がないコードレス電話機はとても便利です。

また、ビジネスフォンよりも安価なため、故障や電話機の追加を機に、コードレス電話機に変えることでコスト削減も可能です。

 

スマホを内線電話機として利用

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外出の多い営業職やテレワークを実施している企業様に人気なのが、スマホを子機のように内線電話機をして使う活用方法です。
「転送」や「内線」などのビジネスフォンに必須の機能が、Android・iPhoneのスマートフォンでご利用いただけます!

 

 

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