ビジネスフォンの仕組みや機能を
どこまでご存知ですか?

ビジネスフォンには、主装置と呼ばれる機械によって複数の電話回線を複数の電話機でどのように鳴らすのかを制御する事ができる電話機です。もちろん家庭用電話機ではできないような機能も多数あり、オフィスにおいて電話を利用するに際に円滑に業務ができるようにサポートし業務効率をUPさせるのに大変役立っています!企業でビジネスフォンを導入する担当者となった皆様が、それらの仕組みや機能をどこまで知っていてビジネスフォンを検討し選んでいるのか、また導入後にどのような機能が役に立っているのかなどアンケート結果を元にご紹介致します。

ビジネスフォンに搭載されている便利な機能は?

Q1. 最新のビジネスフォン昨日はご存知ですか?

最新のビジネスフォンにはメーカーや機種によっても異なりますが多彩な機能が搭載されています。自分の会社で導入したビジネスフォンの各機能について知っている担当者様は意外にも少ないという結果が出ました。最も知られていた機能の第1位は、「緊急地震速報」。震災の影響が色濃く出ています。また、知っている人が半数を超えていたのは、不在時にも対応できる「携帯への不在着信通知」、トラブル時やクレーム発生時に備えて録音する時にも使える「通話録音機能」、複数拠点で音声会議ができる「会議通話」の機能等が良く知られている機能となりました。

一方、あまり知られていない機能としては、ビジネスフォンの電話帳を携帯電話でそのまま使える機能、携帯電話から会社の固定電話番号で電話をかけられる機能など、外出する事が多い営業スタッフにとって便利な機能や、スタッフ教育などに役立つ通話のモニタリング機能は、半数以下の担当者様しか知らなかったとの結果になっています。ちなみに、知られていない機能の第1位は、電話機のディスプレイに、インターネットで配信されている好みのニュースやブログ、天気予報などのRSS情報を一定時間ごとにスクロール表示できる機能でした。

業務の効率UPに直接つながる便利な機能が増えているビジネスフォンですが、担当者の皆様にはまだまだ知られていない機能も多く、ビジネスフォンの大半の機能について認知度が低いという現状が浮き彫りになりました。

「こんな機能がついてて良かった!」と実感するのは?

Q2. ビジネスフォン(ビジネスホン)の仕組みについてクイズです。Yes/Noでお答えください。「支社が不在時に電話を本社に転送できる機能」(45歳/北海道)、「同時に複数拠点、複数の電話機でハンズフリーで会議が出来る機能」(54歳/東京都)、「スマートフォンで内線番号が使える」(51歳/東京都)、「通話モニター」(40歳/北海道)、「自動応答」(40歳/大阪府)、「スピーカーフォン」(40歳/京都府、「セキュリティソフトの同期」(36歳/三重県、「端末ごとに電話帳登録できる」(41歳/山梨県)、「電話の転送機能、電話帳の共有」(38歳/東京都)、「他支店との無料通話」(52歳/和歌山県)、「社内放送」(54歳/滋賀県) 「グループ保留」(47歳/東京都)、「短縮機能と再ダイヤル」(39歳/岡山県)

実際に、ビジネスフォンを導入している担当者のみなさんから、リアルなフリーコメントを頂きました。多くのオフィスで必要とされるであろう短縮機能や転送機能、会議通話機能などのほか、コストに影響してくる支店間での無料通話、さらにはセキュリティ面や社内放送でも活用するなど、「ついてて良かった」という機能は実に様々です。あなたの会社の業務ならではの、使える機能があるかもしれません。

そもそも、ビジネスフォンの仕組みについて知っていますか?

Q3. ビジネスフォン(ビジネスホン)の仕組みについてクイズです。Yes/Noでお答えください。

ビジネスフォンの導入・選定を検討する立場としては、その仕組みについても知っておきたいところです。そこで、「ビジネスフォンは同じメーカーかつ同じ機種(同じ主装置)でなければ機能しない」というYES/NO形式のクイズを出したところ、正解の「YES」と答えた担当者は全体の72%でした。また、「主装置に対応するビジネスフォンであれば、何台でも増設できる」というクイズに対し、正解の「NO」と答えた人は全体の61%。どちらも正解が過半数という結果になりました。ビジフォンドットコムのお問合せでは、「同じメーカー・シリーズであれば電話機が利用できる」とか「主装置によって増設できる電話機に制限が無い」と誤った認識の方も多くお問い合わせ頂きますが今回アンケートに答えて頂いた導入を検討する担当者のみなさんは、ビジネスフォンの仕組みを理解している人が多いようですね。

ビジネスフォンの仕組み:電話番号Aから電話機1、電話機2、電話機3で発着信

ここで、ビジネスフォンの仕組みについておさらいしましょう。簡単に言えば「複数の外線と内線を共有して制御できる電話装置システム」のこと。主装置が複数の回線と電話機を制御しており、メーカー機種によっては数百台の子機もつなげることができます。

例えば、電話番号Aの通話を電話機1で行っても、電話機2~3で電話番号Aの発着信に対応することが可能です。つまり、1つの電話番号を社内のどの電話機でも共有できるうえ、同じ番号で大量に受信と発信をすることも可能です。

さて、ここで「主装置とは?」という疑問にお答えします。 電話回線は主装置を経由することで、一つの電話線で複数の電話機を同時に鳴らせることができます。つまり、ビジネスフォンにおいて必要不可欠な装置なのです。また、「ある番号は電話機Aでは鳴らさない」「ある電話機だけすべての番号を着信しないようにする」など、様々な設定をすることができます。ビジネスフォンの主装置と電話機の関係はゲーム機で言うと「本体」と「ソフト」の関係に似ており、ゲーム機本体(シリーズ2)のソフトがゲーム機本体(シリーズ3)で対応していない場合に作動しないのと同様に、ビジネスフォンの主装置も同じメーカーの後継機種でシリーズの最新モデルの電話機が旧モデルの主装置に対応していない場合は使えないという事になります。

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