ビジネスフォンには一般的な電話にはない機能がたくさんあります。うまく使いこなせば業務効率アップも図れるはずです。この機会に基本的なビジネスフォンの使い方をマスターしましょう。

ビジネスフォンの基本的な使い方

ビジネスフォンでの電話のかけ方は、基本的に家庭の電話機と同じです。少し違う点は、ビジネスフォンは複数の番号・回線があるため、発信する際にどの回線を使うか選ぶ必要があるという点です。ダイヤルする前もしくはあとに、使う回線のボタンを押す必要があります。これは内線を使用する場合でも外線を使用する場合でも変わりません。外線から着信があり、それが別の人宛てだった場合には、まず保留ボタンを押します。そしてそれぞれの電話機に割り振られている内線の番号のボタンを押すことで、対象者に連絡することができます。その対象者が着信のある外線ボタンを押せば、電話をかけてきた相手と通話ができます。このような場面では、まず必ず保留ボタンを押すのを忘れないようにしましょう。

リダイヤル発信の使い方

現在出回っている機器の多くは、直前にかけた番号のみでなく、過去の発信・受診履歴に残っている番号なら、どこにでもリダイヤルで電話をかけることができます。機種によって違いはあるものの、一般的には機能を割り当てていないワンタッチボタンに「履歴」の機能を割り当てることができ、「履歴」ボタンを押せば履歴の確認が及び、発信が行えます。また、電話をかけた相手が話し中だった場合でも、「オートリダイヤル」という機能を使えば自動的に電話をかけ直すことも可能です。また、多くの機器ではリダイヤルボタンもしくは機能キー＋短縮を押すと自動発信し、機能ランプが点滅します。これは電話を自動でかけ続けているというサインです。この機能を使えば自分で何度もかけ直すことなく、対象者に電話がつながるのを、他の作業をしながら待つことができます。

着信代理応答の使い方

他の電話に出ている人に内線の着信があった場合、別の内線電話機を使用している人が代わりに応答することができる機能です。必要な動作としては、受話器を上げ、内線指定代理応答特番と内線番号をダイヤルするだけです。これを着信代理応答機能といいます。大企業では、複数の回線でグループを組み、自分と同じグループの人宛にかかってきた内線に応答できるように設定をしている場合もあります。

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