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ビジネスフォン お役立ちガイド

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2014-10-15(水)12:07

ビジネスフォンの応用的な使い方

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ビジネスフォンの応用的な使い方

 

ビジネスを円滑に進めるためにはぜひ心得ておきたいビジネスフォンの使い方。基本的な使い方を押さえたら、今度は応用的な使い方に挑戦してみましょう。時間の短縮や業務効率化につながります。

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■ビジネスフォンの電話のかけ方 応用編

 

ビジネスフォンでは、電話をかけたい相手の番号をダイヤルすれば電話をかけることができますが、他にも、もっと簡単に電話をかけることができる方法があります。

それは、ワンタッチダイヤルや短縮ダイヤル、リダイヤル発信です。

 

ワンタッチダイヤルとは、取引先や業務提携している相手など、電話をよくかける外部の電話番号をあらかじめ電話機に登録しておき、ワンタッチキーに割り振っておくことで、長い電話番号をプッシュすることなく、ボタン一つで発信することができるものです。

登録しておいたワンタッチキーをプッシュして受話器を上げれば相手に電話をかけることができます。

 

短縮ダイヤルとは、本来の電話番号よりも短い番号にダイヤルするだけで電話をかけることのできる機能です。例えば、あらかじめ設定しておいた三桁の数字を押せばすぐに相手に電話をかけることができます。

 

リダイヤル発信は、過去にかけた電話番号に対して、ボタン一つ押すだけで発信できるという機能です。

 

また、ビジネスフォンでの電話のかけ方の応用編として、ハンズフリー通話があります。ハンズフリーとは、受話器を置いたまま電話を発信したり、受信したりできる機能です。

多くの場合、スピーカーボタンとマイクボタンを押してからダイヤルをして、マイクに向かってしゃべることになります。このとき、相手の声はスピーカーボタンから聞こえてきます。

 

■ビジネスフォンの電話の受け方 応用編

ビジネスフォンの電話を受けるとき、着信代理応答と呼ばれる受信方法があります。通話中や不在時の他の社員の代わりに内線電話を受けることを指します。

例えば、他の電話に内線着信があった場合、受話器を上げて指定の番号をプッシュすれば電話をかけてきていた相手と通話することができます。

 

また、電話帳登録についても覚えておきたいところです。多くのビジネスフォンには、共通電話帳と端末電話帳の二種類がついており、共通電話帳に登録するためには、内線10番の電話機を使用することになっているビジネスフォンが多いです。

この内線10番の電話機から、登録したい電話帳である共通電話帳を選び、名前、番号の順で登録します。着信・発信履歴から電話帳を登録することもできます。

 

これらの応用機能をマスターして、ぜひビジネスフォンを使いこなしましょう!

 

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