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ビジネスフォン お役立ちガイド

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ビジネスフォンの導入事例や使い方についてその他機能や特徴、メーカーに関する情報など…

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【必読】ビジネスフォンの導入と設定方法を徹底解説!

ビジネスフォンの設定と導入方法を徹底解説!

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これから起業する方や、新しい部署や事業所を増設しようとしている方は、当然ビジネスフォンの導入を検討されていると思います。
ビジネスフォンとは、1回線、1番号の家庭用電話機とは違い、複数の外線や内線を共有できる、電話機を含めたシステムのことです。

ビジネスフォンを導入していないがために、せっかくのビジネスチャンスを逃してしまうこともあるため、社員数、事業規模にあったビジネスフォンの導入は必須でもあるのです。

でも、「ビジネスフォンのメリットはなんだろう?」「自分で導入できるものなのか?」「どこへ依頼するのが一番いいのか?」などの疑問をお持ちの方はいらっしゃいませんか?
ビジネスフォンの導入について順を追って説明していきます。
是非参考にしてください。

▼目次

  1. ビジネスフォンの導入について
  2. ビジネスフォン導入のメリット・デメリット
  3. ビジネスフォンの設定方法について
  4. そもそも資格無しでのビジネスフォン工事は問題?
  5. ビジネスフォン(ビジネスホン)の選び方
  6. まとめ

ビジネスフォンの導入について

ビジネスフォンを導入したいけど、
「導入には何が必要?」「ビジネスフォンを買うだけじゃないの?」と思う方が大半だと思います。
これからビジネスフォン導入をする方へ導入に必要な物をご紹介いたします。

 

ビジネスフォン導入に必要な物

 

電話回線

家庭用電話機、ビジネスフォンでに電話の利用には、「電話回線」の導入が必要になります。
この電話回線は、一昔前ですと「NTTの電話回線」が一般的でしたが、
近年では、「ひかり電話」や「IP電話」、「おとくライン」など様々な電話回線サービスが提供されています。
すでに電話回線をご利用中の方は電話回線の導入は不要になります。
 

 

ビジネスフォン

ビジネスフォンにも大きく分けて3種類があります。
設置場所や用途に応じて選択し導入が必要になります。 
 

「卓上タイプ」

従来の家庭用電話機の様な卓上型のタイプになります。 
 

「コードレスタイプ」

移動しながらの通話に特化したタイプになります。 
 

「カールコードレスタイプ」

卓上型のタイプとコードレスタイプがセットになった、
カールコードレスタイプになります。
 

 

ビジネスフォン工事

最後に、ビジネスフォンの工事が必要になります。
主な工事内容は割愛させていただきますが、電話回線とビジネスフォンの接続工事となります。
工事時間は規模や工事内容に応じて異なります。
 

 

ビジネスフォン導入時の確認事項

同時通話数の確認

電話回線導入にも関連しますが、着信時に同時で何名で電話応対をするのか?の確認をしましょう。
事前に同時通話数を決めておくことで電話回線導入がスムーズになります。 
 

導入台数の確認

ビジネスフォンを何人で使うか?の確認をしましょう。
日中不在の外勤営業の席にビジネスフォンを設置しても意味が無い為です。
また、ビジネスフォンの導入台数に応じて工事内容や費用が変動するので特に注意が必要です。 
 

必要機能の確認

内線機能は標準機能として搭載されていますが、
業種や業態によっては、通話録音や留守番電話機能も必要になるかと思います。
事前に必要機能を確認しておきましょう。

こちらもビジネスフォン導入時の工事内容や費用が異なります。
 

 

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ビジネスフォン導入のメリット・デメリット

そもそも、「ビジネスフォンと家庭用電話機だと何が違うの?」「家庭用電話機でもいいんじゃないの?」という声も多いと思います。
こちらではビジネスフォン導入のメリット・デメリットをそれぞれご紹介致します。

ビジネスフォン導入のメリット

ひとつの電話番号を複数のビジネスフォンで使える

ビジネスフォンを導入することで、ひとつの電話番号を複数のビジネスフォンで発信をすることができます。
家庭用電話機では、ひとつの電話番号で「2台」までしか利用ができません。
 

内線機能で電話応対業務を効率化できる

ビジネスフォン最大のメリットとも言える「内線機能」は、
文字通りビジネスフォン同士を内線として接続する機能です。
内線機能を利用することで、電話応対業務を大幅に削減することが可能です。
 

保留転送機能で外勤営業でも電話応対ができる

外勤営業が居る企業では、営業宛ての入電が会社にあると思います。
保留転送機能は、取り次いだ電話を一度保留にし、指定の電話番号に転送できる機能です。
保留電話を外勤営業の携帯電話に転送することで、会社宛ての電話を対応することができます。

ビジネスフォン導入のデメリット

初期費用がかかる

ビジネスフォンの場合、導入台数に応じた本体代などの購入費用が必要です。
中古の場合は、現金一括購入。新品の場合は、リースか現金一括購入の選択が可能です。
 

工事が必要

ビジネスフォンは工事が必要になります。
工事内容に応じて費用が異なります。
 

 

 

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ビジネスフォンの設定方法について


最初に伝えておきますが、ビジネスフォンを自分で設置・設定するには専門知識が必要なこともあり、
ビジネスフォンを専門に取り扱っている業者に依頼したほうが無難です。

設置や設定にはコツがあるため、素人がやろうとすると大変な労力と時間を費やしてしまうだけなく、
「電話が繋がらない」「意図した動作をしない」などの、会社の通信機能のトラブルを招いてしまうことにもなりますので、取り扱いは慎重にしたいものです。

家庭用の電話機のように、モジュラージャックと電話機の間に電話回線や固定回線を繋げば、
すぐに使えるという単純なものではないのです。

 

家庭用電話機の設定方法


ビジネスフォンの話に入る前に、まずは家庭用電話機(ファックス含む)の接続方法を解説します。
家庭用電話機の設置、接続方法はいたって簡単で、戸建てやマンション、
集合住宅にかかわらず、壁にあるモジュラージャックに電話線を差し込むだけです。

誰でもできるために自分でやったことがあるという人がほとんどだと思います。

また、家庭用の電話機は、家電量販店やネット通販で簡単に購入することができるため、
電話機の購入から設置、接続まで専門の業者に頼まなくてもできるのが特徴です。

念のためお伝えしておきますが、家庭用電話機を使うには電話加入権や電話回線の契約が必要ですので、
ただ単に電話機を買ってきて接続すれば使えるというわけではありません。

 

ビジネスフォンの設定方法


ビジネスフォンの場合は、家庭用電話機のように電話と電話線を用意すればいいというものではありません。
導入するためには、ビジネスフォン専用の電話機はもちろんのこと、
ビジネスフォン同士を繋ぐ交換機としての役割がある、「主装置」が必要なのです。

この主装置にはモジュラージャックはなく、
また外線ユニットと内線ユニット・電源ユニットなどがあるために設定が難しく簡単には設置できません。
この主装置には外線や内線をコントロールし、保留や転送以外にも、さまざまな機能を備えています。

たとえば、ある電話番号にかかってきた電話を鳴らす電話機と鳴らさない電話機を設定したり、
電話番号によっては着信音を変えられるなど、それぞれの電話に細かい設定もできるのです。
便利な機能がたくさんあるので、その機能を最適に使いこなすためにも、接続だけでなく主装置の設定が重要になってくるわけです。

 

ビジネスフォンを増やす場合の設定方法


社員数が増えた、部署が増設されたなど電話機を増やさなければいけなくなった場合、
当然ですが、ビジネスフォンの電話機の増設、設定をする必要があります。
ビジネスフォンの電話機を増やすときに重要なのが、主装置と電話機の相性です。

同一メーカーで、しかも同一機種でないと動作はしません。
ですからビジネスフォンの電話機を買ってきて、主電源に繋げれば使えるというものではないのです。

また、主装置の機種によっては、電話機にあった設定をしないと動作しない場合もあります。
さらに、主装置は使用する環境にあうように初期設定がされているため、
新たにビジネスフォンの電話機を追加しようとしても、端末ユニットそのものが不足している場合も増設はできません。

ビジネスフォンの電話機の数によって、導入する主装置も変わってきますので、
初期導入時に将来を見越した回線本数にあった主装置を選択するのもいいでしょう。
たとえば、ビジフォンドットコムでは、接続上限の台数を3台、8台、15台、20台、30台、31台以上などのプランがあります。

使用するビジネスフォンの電話機も新品、中古、さまざまな機能、メーカーを用意していますので、
事業規模、予算にあった最適なプランをご提供できます。

 

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そもそも資格無しでのビジネスフォン導入工事は問題?


そもそもビジネスフォンの工事には、国家資格である「工事担任者」を保有する人が監督するか、
工事をする必要があるため、ビジネスフォンを専門に取り扱っている業者に依頼するのが一般的です。

総務省が管轄する電気通信事業法でも以下のように定められています。

第百八十条  みだりに電気通信事業者の事業用電気通信設備を操作して電気通信役務の提供を妨害した者は、二年以下の懲役又は五十万円以下の罰金に処する。
2  電気通信事業に従事する者が、正当な理由がないのに電気通信事業者の事業用電気通信設備の維持又は運用の業務の取扱いをせず、電気通信役務の提供に障害を生ぜしめたときも、前項と同様とする。
3  第一項の未遂罪は、罰する。
※引用元 http://law.e-gov.go.jp/htmldata/S59/S59HO086.html

資格を持っていない人が工事をするのは違法となり、罰せられることもあるので注意が必要です。
また、もし無資格で工事をして、通信回線を妨害してしまった場合は、2年以下の懲役、または50万以下の罰金が課せられるのです。
たとえ社員だとしても、無資格の人がビジネスフォンの工事をしてはいけないのです。

 

ビジネスフォン工事を自分でやろう~資格の種類~

ビジネスフォンの工事に必要な、国家資格である「工事担任者」の資格区分は、
AI種(アナログ・ISDN)、DD種(デジタル・データ伝送)、総合種があり、
さらに設備規模によって7種類にわけられています。資格区分とその工事範囲は、以下の通りです。

■AI第一種
アナログ回線及びISDN回線に端末設備等を接続するための工事全て

■AI第二種
50回線(内線200回線)以下のアナログ回線及び64kbps換算で50回線以下のISDN回線に端末設備等を接続するための工事

■AI第三種
1回線のアナログ回線及び基本インターフェースが1回線のISDN回線に端末設備等を接続するための工事

■DD第一種
デジタル回線(ただしISDN回線を除く)に端末設備等を接続するための工事(以下、DD種の工事)全て

■DD第二種
DD種の工事の内、100Mbps以下(ただしインターネット接続工事の場合は1Gbps以下)の工事

■DD第三種
DD種の工事の内、1Gbps以下のインターネット接続工事

■AI・DD総合種
アナログ回線及びデジタル回線に端末設備等を接続するための工事全て

※平成25年2月1日に工事担任者規則の一部が改正され、DD第二種及びDD第三種の工事範囲の内、
インターネット接続工事の速度に関する制限が100Mbps以下から1Gbps以下に引き上げられました。
※引用元 http://www.soumu.go.jp/main_sosiki/joho_tsusin/denkishikaku.html

 

ビジネスフォン工事を自分でやろう~まえがき~

自分でビジネスフォンの工事を行うには、工事担任者という国家資格を持っている必要があります。
テストを受けて資格を取得するのですが、平成29年度の場合は2回実施され、
1回目が5月28日(日)、2回目が11月26日(日)です。

申請書の受付期間は3カ月ほど前には締め切られるため、早めに申し込むといいでしょう。
試験日から3週間ほどで合否が発表されます。

試験実施地は全国39カ所を予定していて、試験手数料は8,700円(全科目免除5,600円)。
科目免除とは、「科目合格者、一定の資格又は実務経歴等を有する者及び認定学校の単位習得者等は、申請により試験が免除される科目があります。」のことです。

試験を受けるには、学歴、性別、経験年数は問われないため、誰でも受けることができます。
試験に合格すれば、ビジネスフォンの工事をすることはできますが、
電話工事にはスキルが必要なため、電話工事会社で働いて経験を積まないと難しいでしょう。

また、工具も揃える必要があり、さらに機器にあった専用ツールにいたっては、メーカーから工事認定されないともらえません。

以上のことからビジネスフォン工事を自分でやるのは現実的は難しいため、ビジネスフォン工事を専門に扱っている業者にお願いしたほうが確実です。

 

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ビジネスフォンの導入に必要な「主装置」とは?

前述したとおり、ビジネスフォンの場合に必ず必要なのが「主装置」です。
簡単に言うと主装置は、外線と内線、それに内線同士を繋ぐ役割がある交換機のことです。
家庭用電話機にはこの主装置がないため、設置や接続は誰でも簡単にできるわけです。

ビジネスフォン電話機の数によって主装置が変わってくるために、
あとから増設したいという場合は、主装置の設定変更や、主装置そのものの変更が必要になってくるのです。
詳しくは「ビジネスフォンに必要な主装置とは?」をご覧ください。

主装置の内部にはCPUを備えているため電話帳も記憶し共有できます。
このように家庭用電話機と違って、主装置があるのがビジネスフォンの特徴とも言えるのです。

 

主装置とビジネスフォンの接続方式


主装置とビジネスフォンを繋ぐ配線方法には、
「スター配線接続」「バス配線接続」の2つのタイプがあります。それぞれ特徴があるので、ここで簡単に説明します。

・スター配線接続
ビジネスフォン主装置と電話機を、一台に対して1本の線で繋ぐ方法で、現在の多くのメーカーが採用している接続方法です。

メリット
1台の電話機が故障や断線をしたとしても他の電話機には影響がなく、メンテナンスも簡単です。

デメリット
主装置からそれぞれの電話機に1本ずつ繋げる必要がある。

・バス配線接続
「主装置から1本の配線で電話機へ、その電話機からまた別の電話機へ、」
といったように直列で接続する方法です。1本の配線で8台まで接続できるのが標準です。

メリット
配線が少なくてすむ。

デメリット
1台の電話機の故障や配線が断線した場合、繋がっているすべての電話機が影響を受ける。

 

ビジネスフォン増設工事

ビジネスフォンの電話機を増設する場合には、
主装置の内線ユニットに配線の余裕があるかを確認する必要があります。
もし、内線ユニットに空きがある場合は、主装置と増設する電話機まで1本ずつ結ぶスター配線接続をすればいいのです。

内線ユニットに空きがない場合は、主装置の見直しをしなければ増設はできません。
そもそも主装置は接続の上限があらかじめ設定されているために、
初期導入時の主装置によって増設できるかどうかが決まってくるのです。

増設の工事も当然ですが、工事担任者の国家資格が必要です。
それに資格を持っていたとしても、工事に慣れていないと、さまざまなトラブルが発生して、
業務に支障が出てしまい、損失を生じてしまうことも考えられます。

従来のビジネスフォン電話機の増設工事費用に比べて、ビジフォンドットコムでは最大で50%も安くなる場合もあります。
また、無料診断、全国対応、24時間、年中無休のため、ビジネスチャンスの損失を最小限に抑えることができます。
ビジネスフォンの増設工事もビジフォンドットコムお任せください!

 

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ビジネスフォン(ビジネスホン)導入時の選び方


ビジネスフォン(ビジネスホン)の導入を決める際には「利用用途」「価格」「機能」など、
お客様よってこだわりの選び方があるかと思います。

しかし、ビジネスフォンにはメーカーや機種毎にそれぞれ異なった仕様となっており、
こだわりだけで選んでしまうと、ビジネスフォン導入後に「電話が使えない」「イメージしていた使い方と違う」などのトラブルにも繋がってしまいます。

ビジフォンドットコムではお客様の要望をしっかりお伺いし最適な選び方をお伝えします。
 

 

 

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まとめ

数人の社員がいる企業では、複数の回線が使えるビジネスフォンが必要だということはわかったと思います。
また、ビジネスフォンの導入には国家資格が必要だけれども、
資格があるからと言って簡単にできるものでもないことも説明しました。

さらにビシネスフォンの方式には「スター配線接続」と「バス配線接続」があり、
現在の主流はメリットの多い「スター配線接続」ということ。

また、ビジネスフォンの電話機を増設する場合にも資格が必要で、
ビジネスフォン専門業者に依頼したほうがトラブルを最小限に抑えられることがわかったと思います。

ビジネスフォンドットコムでは、ビジネスフォンの探し方、選び方、
電話回線も同時にひくなど、起業、移転のご相談にも応じています。
ビジネスフォン導入でビジネスチャンスを広げてみませんか?

 

「ビジネスフォン 工事」に関する参考記事

【参考】ビジネスフォンの設置工事の種類や費用相場を解説!
【参考】オフィスのLAN工事はどうする!?
【参考】ビジネスフォンって自分でつないで使えるの?
【参考】工事不要のビジネスフォン

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