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ビジネスフォン お役立ちガイド

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ビジネスフォンの導入事例や使い方についてその他機能や特徴、メーカーに関する情報など…

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2015-01-22(木)14:40

IVR機能の使い方

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IVR機能の使い方

 

ビジネスフォンに特有の機能は豊富にありますが、中でも「IVR機能」というのをご存知ですか? 自分が普段利用しているビジネスフォンには機能がないと思われるかもしれませんが、実は備わっていることもあります。ぜひ確認して、この便利な機能を使いこなしてみませんか?

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■IVRとは?

IVRとは、「Interactive Voice Response」の略で、いわゆる「自動音声応答」のことをいいます。人に代わって、システムが自動的に応答するもので、電話をかけた人は、基本的にプッシュ操作や自動音声によって情報のやりとりを行います。一般企業の電話やコールセンターなど幅広いシーンで利用されています。

例えば、お客様が電話をかけたとき、社員の誰かが電話に出るのではなく、まず自動音声が流れます。「お電話ありがとうございます。○○部へは1を、○○部へは2をダイヤルしてください」というメッセージを聞いた後、お客様は希望の部署の番号をプッシュします。

すると、希望の部署に電話がつながるというわけです。

 

■IVRを導入するメリット

このIVRを導入するメリットは、企業側にとっても、電話をかけてくる顧客や取引先にとっても大きいものがあります。企業側からすれば、電話の取り次ぎの手間がなく、確実に希望の部署にお客様を誘導することができます。顧客や取引先の人にとっても、取り次いでもらっている間、待っている必要もなく、自分が望む部署に確実に電話をかけることができるので、満足度が高まります。

また、IVRは自動でお客様からの電話に応対することができるので、24時間365日サービスを提供できるというメリットもあります。オペレーター起用の必要もなく、コスト減にもつながるでしょう。

 

■こんなシーンで役に立つ~お客様を誘導

IVR機能を備えたビジネスフォンでは、希望の部署にお客様を誘導した後も、取り次ぎなく、さらに1課、2課などの課にも誘導することができます。

例えば、次のような流れになります。お客様が電話をかけると「お電話ありがとうございます。営業部は1を、販売部は2を、事務部は3をダイヤルしてください」の通知が流れます。その後、お客様が「1」をプッシュすると、次は「営業部1課は300を、営業部2課は400をダイヤルしてください」というメッセージが流れます。営業部2課へかけたいお客様は「400」とダイヤルすれば、直接、営業部2課に電話がつながります。

 

ビジネスフォン選びの際には、ぜひIVR機能を備えたものを検討してみてください。

 

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