「話中転送」で大事な顧客からの電話も取りこぼさない！

「話中転送」で大事な顧客からの電話も取りこぼさない！

外線着信を受けている最中に、他の外線着信を受けた場合、どうしても受けることができないケース、多いですよね。そんなときに便利なのが「話中転送機能」です。通話中に着信した電話は、内線着信として他の電話機に転送されます。

大事な顧客や取引先からの着信も、話し中の音を聞かせることなく、代わりの社員が対応するなどして、取りこぼすこともなくなるでしょう。

■話中転送とは？

話中転送とは、自分がビジネスフォンで話し中に、他の電話がかかってきたときに、別のビジネスフォンに内線着信させることのできる機能です。他のビジネスフォンへの転送だけでなく、留守番電話にも転送させることもできるので、近くに代わりに電話を受けられる社員がいないときなどには、臨機応変に対応することができます。

■話中転送の使い方

話中転送の機能を使いたい場合、一般的には、電話機ごとに個別に設定することになります。例えば、話し中に外線着信があった場合、どこに転送するかを細かく設定することができます。内線や内線代表グループへの転送、ガイダンスが流れてボイスメールへ転送して留守録を促すなどが選択肢としてあります。

このようにあらかじめ設定しておくことで、話し中に着信があった際に、自動でその設定通りに転送が行われます。

■話中転送の活用シーン

話中転送は、大事な電話を取りこぼさないというメリットがあります。そのメリットの大きさは、もしこの機能を使わなかった場合をイメージすると分かりやすいでしょう。大事な顧客や取引先の方に、話し中のトーンを延々と聞かせるだけで、一向につながらない状況にさせてしまいます。

そんなとき、他の社員がすぐに電話を受け、一次対応するだけで、印象は大きく変わってくるものです。

何気ない気配りが、やがて大きな信頼を生み、商談成立などの成功を生み出すものです。ビジネスフォンの機能をうまく利用して、ぜひ業務に役立ててみてください。