留守番電話の応答メッセージをオリジナルにするには？

 

中小企業においては、外回りや急な外出が続き、事務所に人がいなくなることが多いというところも多いでしょう。そんなとき、放置されてしまいがちなビジネスフォンですが、転送機能を駆使したり、留守番電話を設定しておいたりすれば、大事なビジネスチャンスを逃すこともありません。

特に留守番電話を設定する場合、電話をかけてきた相手に聞かせる応答メッセージは重要です。既存の音声を利用することもできますが、自分でメッセージを吹き込むこともできます。その自分で登録する方法を、知っている人は意外と少ないもの。この機会に習得しておきましょう！

 

■留守番電話の応答メッセージを選ぶ

一般的に、ビジネスフォンの留守番電話には、応答メッセージを流して自動的に切断するものと、用件を録音することを促すものの2種類があります。

自動的に切断するほうは、業務時間外であることや休日などを知らせるためのもの。営業時間内にかけ直してもらうメッセージを流すのが一般的です。

一方、用件の録音を促すほうは、業務時間外や休日以外でも、外出中や多忙時などに利用して、社員の代わりに応答してもらうというものです。

スケジュール設定をしておけば、指定の時間に、自動的に留守番電話モードに切り替わります。

 

■応答メッセージを自分で録音するには？

多くの場合、ビジネスフォンにあらかじめ備わっている応答メッセージを利用するのが一般的ですが、自分で録音して作成することもできます。

留守番電話の応答メッセージの録音は、一般的にシステム管理者が利用する電話機だけで行えるようになっています。この電話機は、すべてのシステム共通の設定を統括して行うことができるものです。反対に、その他の電話機ができるのは、その電話機自体の設定のみになります。

録音のできる電話機に対して、留守番メッセージ、応答ガイダンス録音などの呼び名のメニューを選択し、受話器に向かってメッセージを喋ることで録音を行います。

 

留守番電話の応答メッセージをオリジナルにすれば、かけてきた相手により親切に、自社が伝えたい内容を伝えることができます。ぜひ録音を試してみてください。