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ビジネスフォン お役立ちガイド

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ビジネスフォンの導入事例や使い方についてその他機能や特徴、メーカーに関する情報など…

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2014-12-19(金)15:39

ビジネスフォン導入効果で業務効率アップ!? この機能、知っていますか?

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ビジネスフォン導入効果で業務効率アップ!? この機能、知っていますか?

 

ビジネスフォン導入を検討中の方は、きっとコストや台数、電話回線などのことで頭がいっぱいになっており、導入後の使用までイメージする余裕がないことと思われます。実はビジネスフォンには、非常に多彩な機能があり、使いようによっては大きな業務効率アップも狙えるのです。

 

■多彩な機能が業務効率化を実現!

 

●音声メール

社内で電話を受けるときに欠かせないのが電話の取り次ぎ。何気ないことでも、ちょっとした伝達不備や誤りが、業務に重大な遅れや損害をもたらします。そんな電話の取り次ぎ業務の効率を上げる、ビジネスフォン搭載の「音声メール」の機能には注目です。

簡単にいえば、通話中の音声を録音して保存しておいたり、保存されたことをメールで知らせたりできる機能です。担当者不在時にも、失くしたり、不備があったりする恐れのある紙の伝言メモを手渡しするのと比べて、「音声メール」は正確かつ迅速に伝言することができるので、スムーズな業務が実現します。

 

●入退室管理システム

中小企業では、リソースの面から事務所に人が空になることも多いのではないでしょうか。そこで、不在時には事務所を出ると同時に、自動で不在転送や留守電機能モードに切り替える「入退室管理システム」と連動させると便利です。

入退室時に自動で切り替わるので、設定を忘れることもなく、急な外出時でも手間がかかりません。時間と手間の削減と、転送・留守電モードへの切り替え忘れ防止によって電話をもらさず受け取ることができるのは、大きな業務効率アップになりそうです。

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●コールバック機能

外にいる営業担当者が、携帯電話で事務所間と連絡を取る場合、通話料削減のために、ワンコールをして、事務所からの連絡を待つという形態を取っていた企業がありました。

しかし、どうしても事務作業員の手間や対応の遅れは起きるもの。そこで、ビジネスフォンに搭載されている「コールバック機能」が大きな業務改善につながったという事例があります。

コールバック機能とは、外出先の携帯電話から、事務所に数秒コールして切断すると、しばらくして事務所の主装置から自動で折り返し着信があり、そのまま事務所と通話ができたり、かけたい電話番号をダイヤルすることで、別の電話にかけたりすることができる機能です。

このとき、通話料金は事務所からの発信扱いになるので、携帯電話の通話料がかからず通話コスト軽減が見込めます。

 

ビジネスフォン導入時には、現場の担当者の業務を効率化する機能も、ぜひ検討材料にしてみてください。

 

 

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