ビジネスフォンのボイスメール機能で業務効率を改善！

ビジネスフォンには多彩な機能がありますが、
中でもボイスメール機能は、ビジネスにおいてとても大きなメリットがあります。

これまで伝言の聞き間違え、伝え忘れを経験したことのある方は必見です。
ぜひボイスメール機能をチェックしてみてください。

目次

1. ボイスメール機能とは？
2. ボイスメール機能の種類について
3. ボイスメール機能で業務効率がアップ
4. ボイスメール機能対応のビジネスフォンをお探しの方へ

ボイスメール機能とは？

ビジネスフォンのボイスメール機能とは、通話内容を録音することで、
ボイスメールとして残しておき、確実に漏れなく伝言を伝えたい相手に伝えることができるというもの。

機能の内容としては、「通話録音」、「メールボックス」、「リモート」、「お待たせメッセージ」があります。
通話録音とは、通話している音声をそのまま録音できるという機能。

そして、メールボックスとは、録音した通話を格納しておき、
外出先からでもその録音された音声を聞くことができるというものです。

メールボックスにボイスメールを受信した際には、
携帯電話などに着信やメール通知ができるので、素早い対応も可能です。

ボイスメール機能の種類について

ボイスメール機能と言っても、大きく分けて4つに分類されます。
お客様の業態や、用途に応じて使い分けをすることをおすすめ致します。
是非参考にしてください。

 

通話録音

通話中の内容や、留守番電話を録音する機能になります。
いずれも録音内容がメールボックスに保存されます。

 

メールボックス

録音内容を保存する機能になります。
メールボックスの取り扱い方法は、ビジネスフォンメーカーや、機種によって異なります。

このメールボックス機能は、1つのメールボックスで管理するものから、
複数のメールボックスで管理するものなど、様々な種類があります。
種類が異なっても、録音内容を必要な時にファイルを呼び出して確認ができます。

つまり、メモを取る必要がなく、メモの取り忘れや、伝達漏れを防ぐことができます。

 

リモート

メールボックスに保存された録音内容を、
パソコンや携帯電話などの端末へ転送・確認ができる機能になります。

リモート機能を利用することで、パソコンや携帯電話などに録音内容を転送して管理することができます。

つまり、いつでもどこでも録音内容を確認できる様になります。

 

お待たせメッセージ

夏季休暇などの長期休暇中や、他の電話対応をしていて電話に出られない時に、
自動でメッセージを再生する機能になります。

お待たせメッセージ機能を利用することで、
「電話が繋がらない」などのクレームを未然に防ぐことができます。

 

ボイスメール機能で業務効率がアップ

ボイスメール機能を使えば、次のような理由から業務効率がアップします。

例えば、顧客から電話がかかってきたときに、会話をした内容そのままを残すことができ、
それを伝言に使うことができるので、聞き間違えや伝え忘れが防げるという点です。
また、伝言メモを残す作業の手間が省けるというメリットも。

一日に伝言メモを作成する時間が2分と想定すると、
一日20回電話を受ける人であれば毎日40分の時間が費やされることになります。
これをコストに換算すればかなりのロスが予想できます。

また、外周り中や席外し中の社員にとっても、
伝言メモが詰まれたデスクの山はどこから手を付ければいいのか分かりません。

また、伝言を重複して伝えてしまうことがあるというリスクもあります。
そんなときに、このボイスメール機能は役立ちます。伝言の伝えミスや聞き間違えも防ぐことができるからです。

ボイスメール機能対応のビジネスフォンをお探しの方へ

ビジネスフォンの導入を検討されている場合には、
ボイスメール機能の付いた機種をおすすめします。

すでに付いている機種を使用している場合は、ぜひ使いこなしてみましょう。

ビジフォンドットコムでは、ボイスメール機能搭載の機種を豊富に取り揃えております。
また、既にビジネスフォンを設置していて、ボイスメール機能だけを利用したい方向けプランのご提案も可能です。
お気軽にお問い合わせください。