ビジネスフォンのボイスメール機能、どう使う？

 

ビジネスフォンには多彩な機能がありますが、中でもボイスメール機能は、ビジネスにおいてとても大きなメリットがあります。これまで伝言の聞き間違え、伝え忘れを経験したことのある方は必見です。ぜひこの機能、チェックしてみてください。

 

■ボイスメール機能って？

ビジネスフォンのボイスメール機能とは、通話内容を録音することで、ボイスメールとして残しておき、確実に漏れなく伝言を伝えたい相手に伝えることができるというもの。

機能の内容としては、通話録音、メールボックスがあります。

通話録音とは、通話している音声をそのまま録音できるという機能。そして、メールボックスとは、録音した通話を格納しておき、外出先からでもその録音された音声を聞くことができるというものです。メールボックスにボイスメールを受信した際には、携帯電話などに着信やEメール通知ができるので、素早い対応も可能です。

 

■ボイスメール機能で業務効率がアップ

ボイスメール機能を使えば、次のような理由から、業務効率がアップします。

例えば、顧客から電話がかかってきたときに、会話をした内容そのままを残すことができ、それを伝言に使うことができるので、聞き間違えや伝え忘れが防げるという点です。

また、伝言メモを残す作業の手間が省けるというメリットも。一日に伝言メモを作成する時間が2分と想定すると、一日20回電話を受ける人であれば毎日40分の時間が費やされることになります。これをコストに換算すればかなりのロスが予想できます。

また、外周り中や席外し中の社員にとっても、伝言メモが詰まれたデスクの山はどこから手を付ければいいのか分かりません。また、伝言を重複して伝えてしまうことがあるというリスクもあります。そんなときに、このボイスメール機能は役立ちます。伝言の伝えミスや聞き間違えも防ぐことができるからです。

 

ビジネスフォンの導入を検討されている場合には、ぜひボイスメール機能の付いた機器をおすすめします。すでに付いている機器を使用している場合は、ぜひ使いこなしてみましょう。