【ビジネスフォン導入事例】TV会議システムで同じオフィスにいるかのように業務遂行可能に

【ビジネスフォン導入事例】TV会議システムで同じオフィスにいるかのように業務遂行可能に

現在、TV会議を導入している会社は多くありますが、2拠点が離れているオフィスの場合、とても便利に利用できるようです。今回のビジネスフォン導入事例は、TV会議を常時使用することによって業務効率化に成功した会社のお話です。

■導入目的と導入内容

今回ビジネスフォンを導入したのはある警備会社です。2013年現在、300名の従業員数を抱えるこの大手の警備会社の事業内容は、交通誘導警備や雑踏警備、施設警備などの警備サービスの提供です。

立川に本社がありますが、都心部へのサービス強化を考え、東京にも営業所を設立。2020年に開催される東京オリンピックに際して警備が増大することも見越しているといいます。しかし東京営業所と本社との業務連携をいかに行うかという課題が浮上してきました。そこで、東京での警備員の配置をリアルタイムで把握する必要性から、人員配置を示した本社のホワイトボードを常時、東京事務所に表示させることのできるTV会議システム導入を実行。また、2拠点間の密に連絡を取り合うための、電話の内線化や携帯電話との連携が行われました。

■導入効果

インターネット電話システムの使用はセキュリティ上問題があるため、VPNを開設。TV会議システムでリアルタイムに動画を配信したことで、必要な場合は打ち合わせもできるというメリットも。また、VPNを開設したことで、本社のサーバを東京事務所でも活用できたことから、サーバ新設のコスト節約も実現できたといいます。電話の内線化は、拠点間の通話が無料になったことから、便利さや業務効率向上効果だけでなくコスト減にもなったそうです。

警備会社にとって、警備員がいかに無駄なく稼働できるかが肝になります。今回のTV会議システムと電話の内線化は、2拠点がまるで同じオフィスにいるかのようなコミュニケーションが実現できたことで、警備員の稼働率をキープできたという効果が出ています。

この導入によって培われたノウハウで、本企業はさらに拠点拡大を狙うと意気込んでいます。